¿ Como enviar un archivo de gran tamaño por correo electrónico?

Actualmente hay mucha publicidad acerca de los correos electrónicos y sobretodo de su gran capacidad de almacenaje de archivos, 1GB, 2GB e incluso más, como Gmail que ofrece un almacenamiento de alrrededor de 3GB.

Sin embargo hay algo que tener encuenta, si bien la capacidad de almacenaje puede ser de 1Gb, esto no quiere decir que podamos enviar un archivo de 1GB, o de 500MB. De hecho ni siquiera podemos enviar un archivo de 50MB.

¿Porque?

Porque por un funcionamiento interno entre los sistemas de correo electrónico, nominalmente no se puede enviar un correo que pese más de 10MB (incluyendo el texto y los archivos adjuntos).

En más de alguna ocasión, para trabajos de la universidad o en la oficina debes haber intentado enviar un achivo de video o de sonido con un contenido superior a 10MB y después de esperar un largo tiempo de subida del archivo, al final el correo no se ha enviado.

Pues bien. Existe un método para poder enviar archivos grandes (o lotes de archivos) a través de correo electrónico. Esto involuvra el "dividir" dicho archivo en diversos trozos de tal manera que estos trozos pesen menos de 10MB, para luego enviar dichos trozos en varios correos electrónicos (uno para cada trozo) y de esta manera el destinatario los puede recivir y volver a unir.

¿Como se hace?

Primero debemos contar con un programa de compresión de archivos que posea la habilidad de dividir archivos o mejor aún de crear un "self extractor" que corresponde a un archivo ejecutable autodescomprimible, esto para que el usuario final no necesite tener instalado ningún programa para poder acceder a los archivos.

Para la explicación tomaremos el ejemplo de que queremos enviar el archivo de instalación de un antivirus llamado "AVG" a un amigo por correo electrónico.

Se puede observar que el archivo tiene un tamáño de 29.710KB (29MB). Este archivo, así tal cual, NO se puede enviar por correo electrónico. Y para ello debemos dividirlo.

Dividiendo el (o los) archivos

Para dividir el archivo en este caso utilizaremos el programa WinRAR, que es un programa muy parecido a Winzip (los siguientes pasos tambien se pueden realizar con WinZip, de una manera muy similar). Esta versión en particular de WinRAR es un poco antigua, sin embargo las opciones son muy similares entre las distintas versiones.

No nos complicaremos mucho con cosas tecnicas acerca de los archivos comprimodos (eso da para otro capítulo entero), simplemente se explicarán los pasos de manéra mecánica paso a paso.

Primero abrimos el WinRAR y en su ventana principal buscamos el archivo que queremos enviar.

Seleccionamis el archivo y presionamos el botón ADD.

Se abrirá una ventana en ese instante llamada "Archive name and parameters" (en la versión en inglés por supuesto).

En esta ventana se activará la casilla "Create SFX archive" y luego en la casilla Volume se escribirá el siguiente número: 7340032.

Este número, para que sepas y no te quedes con la duda, corresponde al tamaño en bites que queremos obtener cada archivo, y corresponden a 7MB exactos.

(Porqué no 10MB? porque al subirlo por correo electrónico el archivo, junto a los parámetros del correo y su propio contenido, este aumenta de tamaño, por ello una segmentación de trozos de 7MB es prudente y se obtienen buenos resultados)

Después de realizados estos cambios debes hacer click en el botón aceptar.

El programa comenzará a procesar, puede demorarse unos segundos.

Luego de esto, en la misma carpeta endonde se encontraba el archivo que deseabamos comprimir y dividir, aparecerán efectivamente los archivos que corresponden al segmento del archivo.

Como ejemplo se puede ver aqui que además del archivo del "AVG" original, han aparecido otros 5 archivos. Estos corresponden al mismo archivo del antivirus AVG, pero empaquetado y dividido en segmentos, listo para ser enviado por correo. Estos archivos nuevos los puedes mover a otra carpeta nueva para que no te confundas con el archivo original, en este caso el del antivirus AVG.

Aquí se pueden observar los 5 archivos. Se puede notar que el peso de cada uno es de 7.168KB excepto el último que es de 1.104KB, por tanto no habrá ningún problema en enviarlos por correo electrónico como archivos adjuntos.

Sin embargo aún hay un detalle con estos archivos.

Como se dijo anteriormente, estos archivos poseen su propio programa "autoextractor" (lo que se llama su función SFX), y efectivamente en la lista de archivos, el primero corresponde a un programa. De hecho posee la extensión .EXE .

Esto es un problema, ya que los correos electrónicos bloquean los archivos .EXE por motivos de seguridad. Si se deja así el archivo, no podrá ser enviado.

Cambiando la extensión del archivo

Para ello hay que "disfrazarlo" de manera que no parezca un programa.

Para ello hay que simplemente cambiarle el nombre del archivo, especificamente el final. De tal manera que emvez de que su nombre finalice en .EXE este finalice en .EX_ osea que se le reemplaza al nombre, la ultima E por un _ .

A la izquierda se puede observar como queda el archivo después de haberle cambiado la extnsión. Hay que notar tamben que ya no aparece con el ícono, esto es ya que Windows ya no lo reconoce como un programa.

Con esto ya estamos en condiciones de enviar los archivos a través de correo electrónico.

Simplemente acceda a su cuenta de correo, sea Yahoo, Hotmail, Gmail, etc.

Redacte el texto que deseas y selecciona la opción "Adjuntar Archivos".

Adjunte solo un archivo de estos, ya que solo puede enviar 1 de estos archivos por mail.

Deberas mandar tantos mails como archivos existan.

El destinatario deberá guardar todos estos archivos en su disco duro, específicamente en una misma carpeta para todos ellos.

Luego deberá realizar el mismo procedimiento de cambio de nombre, pero esta vez, alrevez. Deberá cambiar el .EX_ por .EXE

En ese momento Windows volverá denuevo a identificar ese archivo como programa.

Luego hace doble click en ese mismo archivo, en esta ocasión se despregará una ventana.

Hacer click en el botón "Install" y el archivo se comenzará a descomprimir.

El archivo final aparecerá en la misma carpeta.

Comentarios

Con este método puedes enviar archivos de practicamente cualquier tamaño.

A mayor tamaño del o los archivos, mayores seran los archivos de segmentación. Simplemente hay que tener paciencia de estar enviando los emails uno por uno, pero eso es todo.

Puede que haya alguna dificultad para cambiar la extensión del archivo. Pués hay instancias en que hay que saber hacerlo modificando anteriormente las "opciones de carpetas" de Windows. Sin embargo ese tambien es un tema interesante, así que lo aclararé con detalle en una proxima publicación.